Dokumentácia BlackSheep POS

Sklad screen nám ukáže aktuálny stav skladu, kde sa pridávajú a editujú skladové karty.

V hornom rohu sa prepína medzi hlavné sekcie:

• Sklad je hlavný screen
• Skupiny editácia a administrácia skupín skladových kariet
• Detail ukáže detail zvolenej skladovej karty

Editovacie tlačítka:

• Skupiny – vypne/zapne bočné skupiny, pomáha ked potrebujete vidieť len skladové karty
• Obnoviť – refresh dát. Po stlačení sa zobrazujú všetky skladové karty, ruší sa označenenie skupiny ktorá filtruje skladové karty.
• Pridať – pridať novú skladovú kartu
• Vymazať – vymazať označenú skladovú kartu

• Miesto – filter na zvolený sklad, po zvolení lokácie sa skladové karty filtrujú na daný sklad, ukáže len počty na tom mieste. Skladové karty ktoré majú nulový počet sa nezobrazujú.
• Edit/History – vypne/zapne pravý editovací formulár, pomáha ked potrebujete vidieť len skladové karty

Skupina je filter kde po označení danej skupiny sa zobrazujú len skladové karty vo zvolenej skupine.

Pridanie a Editovanie Skladovej karty

Po zvolení Pridať musíme vyplniť pravý editovaci formulár:

Name názov skladovej karty

Skupina 

Jednotka liter (objem), kus alebo kg (hmotnosť)

Active či je daná karta aktivná

Tlačítka:

Save uložiť zmeny v stávajúcej karty

Pridať novú skadovú kartu

História skladovej karty

Druhý tab v pravom panelu nám ukáže všetky pohyby tovaru, konsolidované na kalendárne dni. Rozdelené:

• S Sale – Predaj
• P Purchase – Príjem
• T Transfer – Presun
• G Garbage – Odpis

V danom riadku vydíme datum, typ pohybu, lokáciu a počet zmeny. Cena je vypočítaná podľa aktuálnej jednotkovej ceny.

EAN kódy

Tretí Tab nám umožní administráciu EAN kódov na danú skladovú kartu. Po zvolení Pridať sa musí vyplňiť Jednotka (Unit), EAN kód a množstvo alkoholu pre alkoholické nápoje.
Jedna skladová karta môže obsahovať viacerých EAN kódov.

Časť Príjem je určený na naťaženie tovaru na sklad.
Príjem tovaru sa delí na dve sekcie. Prvou je samotný príjem tovaru a druhou je sekcia dodávatelia.

Príjem

Stlačíte tlačítko Nový a aktivuje sa Vám nová príjemka.

1. Vyberiete dodávateľa zo zoznamu.
2. Zadáte dátum a číslo dodacieho listu.
3. Následne začnete zadávať položku z dodacieho listu. Vyberiete si skladovú kartu, ktorú chcete naťažiť.
4. Zadátet počet
5. Vyberiete jednotku
6. Zadáte cenu na vybranú jednotku bez dph.
7. Následne zadáte výšku dph, ktorá sa vzťahuje na daný tovar.
8. Tlačítkom Do vyberiete sklad, do ktorého chcete daný tovar naskladniť. Ďalej pokračujete už len tlačítkom Pridať.

Tým pridáte záznam na prijemku a pokračujete nasledujúcou položkou rovnakým spôsobom.

V prípade ak chcete s príjemkou ešte pracovať môžete ju uložiť. V tomto stave ešte nieje evidovaná v sklade. Na sklad ju dostanete tlačítkom Na sklad. Po tomto kroku už neviete príjem upravovať preto sa ubezpečte, že všetky záznamy sú správne. Pokiaľ by ste zistili chybu dajte nám vedieť a my to opravíme.

• Po stlačení tlačidla History, môžte kontrolovať históriu prímov.
• Tlačidlom Vymaž všetky záznamy odstránitevšetky položky v aktuálnej prijemke, ktoru vytvárate.
• Vymazať záznam vymažete iba záznam, ktorý ste si vyznačili.
• Vymaž príjemku týmto tlačidlom viete vymazať celu príjemku v histórii no len pokiaľ ešte nebola daná na sklad (status otvorená).

Vytvorenie jednotky

V prípade ak je na príjemke jednotka, ktorú ešte nemáme vytvorenú, je možné ju vytvoriť pomocou tlačidla.

1. zadáme názov
2. konverzný prepočet
3. jednotka je základná na základe skladovej karty na ktorej chceme vytvoriť novú jednotku (kilogram, liter, kus)

Tu sa vytvárajú dodávatelia, ktorí sa budú zadávať na jednotlivé príjemky.

1. Kliknete na tlačítko Pridať v ľavom hornom rohu.
2. V pravom hornom rohu sa aktivuje tabuľka, do ktorej zadáte meno, adresu, email a telefónne číslo.
3. Tlačítkom Tax zadáte hladinu DPH, s ktorou dodávateľ pracuje.
4. Zaškrtnete tlačítko Active
5. a následne stlačíte Pridať.

Pri zmene jednotlivých údajov (meno, adresa, email, telefón). Vykonáme zmenu a uložíme tlačítkom Save.

Po každom zadaní nového dodávateľa alebo inej zmene sltačíte tlačítko Obnoviť pre aktualizovanie.

S tlačítkom Vymazať odstránite dodávateľa. Vymazanie je možné len v prípade ak ešte nebol spravený príjem na danom dodávateľovi. V opačnom prípade môžeme daného dodávateľa zneaktívniť pomocou tlačidla active.

Presun slúži na presun tovaru z jedného skladu do druhého.

1. Pri vytváraní dokumentu stlačíme tlačidlo Nový.
2. Vyberieme sklady presunu pomocou combo boxov Odkiaľ a Kam 
3. Zadáme dátum dokladu. Dátum môže byť dnešný alebo v minulosti v otvorenom období (tzn. nebola robená inventúra na daných položkách)
4. Zadáme číslo dokladu
5. Vyberieme skladovú kartu
6. Zadáme počet
7. Stlačíme pridať

Takto postupujeme kým nevytvoríme celý doklad V prípade ak chceme presunúť daný tovar stlačíme na sklad.

Po tomto úkone nie je možné doklad editovať. V prípade chyby nás prosím kontaktujte ak chceme doklad len uložiť a ešte s ním daľej pracovať stlačíme tlačidlo uložiť.

V prípade ak potrebujeme vidieť uložené alebo uzavreté doklady nájdeme ich pomocou tlačidla HISTORY. 

V sekcii inventúra sa nachádzajú dve obrazovky Inventúra a zoznamy.

Inventúra

Keď máme vytvorený inventúrny zoznam je možné vytvoriť inventúru.

1. stlačíme tlačidlo nová inventúra
2. vyberieme sklad zo zoznamu na ktorom chceme robiť inventúru
3. zadáme dátum inventúry, ktorý môže byť dnešný alebo dátum v minulosti
4. zadáme číslo inventúry
5. vyberieme inventúrny zoznam
6. následne sa nám zobrazí inventúrny zoznam ktorý môžeme vytlačiť a spočítať stav na sklade

Na obrazovke vidíme nasledovné stĺpce:

• skutočné množstvo – sem vpisujeme napočítaný skutočný stav
• skutočná hodnota – hodnota skladu v eurách na základe priemerných cien
• systémové množstvo – množstvo podľa systému na základe zaúčtovaných dokladov  – príjmu, presunu, odťaženia a predaja
• systémová hodnota – teoretická hodnota skladu v eurách na základe priemerných cien
• rozdiel – inventúrny rozdiel skutočné množstvo – systémové množstvo
• jednotka – základná jednotka skladovej karty

Keď máme zadané hodnoty skladu a sme si istý, že sú správne je možné inventúru zaúčtovať pomocou tlačidla na sklad.

Ak chceme inventúru iba uložiť bez zaúčtovania stlačíme tlačidlo uložiť.

Inventúrne rozdiely

V prípade ak nám vznikli inventúrne rozdiely tu sú najčastejšie príčiny:

• nemáme nahodený a zaúčtovaný všetok príjem, presun, ručné odťaženie
• máme zle zadanú receptúru, poprípade nie je vôbec vytvorená
• receptúra odťažuje zo zlého skladu
• máme chybu na príjemke, presune, ručnom odťažení

V prvom kroku je potrebné aby boli vytvorené zoznamy. Na základe zoznamov sa vytvárajú samotné inventúry, na vytvorenie inventúrneho zoznamu:

1. stlačíme tlačidlo pridať
2. zadáme názov a stlačíme pridať
3. v pravej sekcii je zoznam skladových kariet ktoré vedieme v systéme
4. pre vytvorenie zoznamu presunieme pomocou < šípky do ľavej sekcie položky, ktoré chceme mať v zozname
5. V prípade ak chceme do zoznamu presunúť celú skupinu je možné ju vybrať z MENU a následne stlačiť tlačidlo < všetko. 
6. Na záver stlačíme tlačidlo uložiť v pravom dolnom rohu.

Ručné odťaženie slúži na odpísanie skladových kariet poprípade celých receptúr zo skladu, bez toho aby sme museli daný tovar predať. Väčšinou sa tento typ dokladu používa pri odskladnení pokazených, rozbitých skladových kartách.

Ručné odťaženie má dve sekcie:

• skupiny
• odťaženie

Skupiny

V tejto sekcii vytvárame skupiny, ktoré slúžia ako dôvod ručného odťaženia. Majú funkciu pri reportingu kde chceme mať prehľad kedy a prečo sa odťažovalo. Vytvorenie skupiny:

1. stlačíme tlačidlo pridať
2. zadáme meno skupiny
3. stlačíme pridať 
4. v prípade ak chceme modifikovať skupinu stlačíme obnoviť nastavíme sa na skupinu ktorú chceme zmeniť, prepíšeme meno a stlačíme uložiť.

Odťaženie

V tejto sekcii vytvárame doklady ručného odťaženia. V prípade ak chceme vytvoriť nový doklad:

1. stlačíme tlačidlo nový
2. zadáme sklad z ktorého chceme položky odťažiť
3. zadáme dátum
4. vyberieme dôvod = skupina ručného odťaženia
5. zadáme číslo dokladu
6. vyberieme skladovú kartu / receptúru ktorú chceme odťažiť
7. zadáme počet a jednotku
8. stlačíme pridať
9. keď máme nahodený celý doklad a chceme ho zaúčtovať stlačíme tlačidlo na sklad.

Po zaúčtovaní nie je možné doklad meniť. V prípade ak chceme doklad len uložiť a mať ho v stave rozpracovaný stlačíme uložiť. K dokladom sa vieme vrátiť cez tlačidlo history.

Sekcia POS je spoločná pre sklad a POS, kde ju nájdeme v manažérskych nástrojoch.

Táto časť slúži na manažovanie predajných položiek, cenotvorbu predajných položiek a vytváranie receptúr.

Pre vytvorenie predajnej položky je potrebné:

1. stlačiť tlačidlo pridať položku
2. zadáme meno položky, toto meno sa bude zobrazovať na kase a bude na vytlačenom účte
3. zaradíme ho do skupiny
4. vyberieme mód prílohy: povinná, nepovinná, nepovolená
5. stlačíme aktívna ak chceme aby sa zobrazila na kase
6. v sekcii cena zadáme predajnú cenu.
7. na konci stlačíme pridať ako nové v prípade ak vytvárame novú položku, a uložiť v prípade ak modifikujeme existujúcu predajnú položku.

Ďalšie možnosti nastavenia:

Farba predajnej položky – nám umožní lepší prehľad na obrazovke ak máte v danej skupine viac položiek. S pomocou Color-Pickeru môžete vybrať z 20 predurčených farieb.

Pod položka – odsadí takto označené predajné položky na obrazovke, praktické keď chcete mať trošku iný typ produktu v tej istej skupine ale ešte na tom istom screenu, ako napr: omáčky pre steaky.

Recepúry pridávaťe na obrazovke Predajné položky, po označení danej položky v pravej časti vidíte Recept. Ak dana položka ešte nemá vytvorenú receptúru, tak sa nám zobrazí len button Pridať

1. v sekcii recept je možné pridať receptúru na predajnú položku, na základe ktorej bude systém odťažovať pri predaji položky zo skladu. Táto funkcia je prístupná len už pre existujúcu položku – novú položku najprv pridajte, potom následne editujte
2. stlačíme plus pre novú receptúru alebo editovať  pre zmenu. Zobrazí sa nám nové okno v ktorom je možné vytvárať receptúru
3. zadáme názov receptúry a vyberieme skupiny receptúr
4. zadáme počet porcií na ktoré robíme receptúru
5. vyberieme skladovú kartu alebo receptúru, ktorá má byť v receptúre
6. zadáme sklad z ktorého sa má daná položka odťažovať
7. zadáme počet a jednotku a stlačíme pridať.
8. na konci procesu stlačíme uložiť, zavrie sa nám okno a receptúra je priradená k predajne položke.

Ak sme spravili  všetko správne vidíme pridanú receptúru na predajnej položke.

V prípade ak potrebujeme vytvoriť receptúru, ktorá nie je priamo naviazaná na predajnú položku stlačíme tlačidlo Receptúry.

Zobrazí sa nám obrazovka v ktorej možeme vytvárať a manažovať receptúry.